Die Bedeutung des Büros kommt auf den Prüfstand

Zur Zeit arbeiten weltweit viele Menschen zu Hause – auch Sie und Ihre Mitarbeiter. Für international tätige Designer wie Sie ist das wahrscheinlich nichts vollkommen Neues, Sie haben damit Erfahrung und Ihre Kunden auch. Wie würden Sie die Vor- und Nachteile dieser Arbeitsform beschreiben?

Das Konzept, zeitweise zu Hause zu arbeiten, war ja schon vor der Krise im Vormarsch. Auch vor der Krise betrug die räumliche Auslastung vieler Büros nur 60 bis 70 Prozent. Die Situation ist also an sich nicht neu. Die Fähigkeiten und Voraussetzungen, die man braucht, um überall und jederzeit arbeiten zu können, waren ebenfalls vorhanden.

Aber die derzeitige Situation bringt uns alle dazu, über das Verhältnis von Privatleben und Beruf nachzudenken – und darüber, wie man es ausgewogener gestalten kann.

Da wir von unseren Büros in London aus Projekte auf der ganzen Welt steuern, wussten wir schon ziemlich gut, wie Fernarbeit geht. Manchmal möchten wir unsere Auftraggeber oder Projektpartner aber auch persönlich treffen, da sind wir dann jeweils angereist. Daher ist die gegenwärtige Situation auch für uns eine echte Herausforderung. Kein Händeschütteln, keine Umarmungen, keine Teambesprechungen und sogar als Team können wir uns nicht treffen! Bei vielen Aspekten unserer Arbeit sind Telefongespräche, E-Mails und Online-Konferenzen vollkommen in Ordnung. Aber die Interaktion von Mensch zu Mensch ist unglaublich wichtig, wenn es darum geht, Gedanken zu entwickeln, Eindrücke zu vermitteln oder Gefühle zu äussern. Aus der jetzigen Situation lernen wir also auch, welche Abläufe aus der Ferne gut handzuhaben sind und welche nicht. Die konzentrierte Einzelarbeit profitiert natürlich, spontane Interaktionen hingegen leiden eher. Aber vielleicht lernen wir nun endlich, uns präzise auszudrücken und das ewige E-Mail-Pingpong zu vermeiden, das bei jedem Missverständnis losgeht.

Meinen Sie, dass die Menschen weiterhin zu Hause arbeiten werden, wenn das Gesundheitsrisiko nachlässt oder verschwindet? Wie wird sich unsere Arbeitswelt verändern?

Sobald die Lage klarer ist und wir sie in den Griff bekommen, sobald wir verstehen und erfahren, wie es ist, in einem neuen Bezugsfeld zu agieren, möchten die Menschen vielleicht weiterhin einen Teil der Zeit zu Hause arbeiten. Als positiven Nebeneffekt der Kontaktsperren kann ich mir vorstellen, dass wir vor allem zwei Dinge begriffen haben: wie produktiv Fernarbeit sein kann – und wie wichtig das Beisammensein mit den Kollegen ist. Von Freunden und Kollegen hören wir jetzt oft, dass sie eigentlich gut klarkommen, einander aber furchtbar vermissen.

Ausserdem haben wir gelernt, dass man seine Zeit sinnvoller nutzen kann, wenn man zu Hause arbeitet. In London kann der Weg ins Büro und wieder zurück ohne Weiteres mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Man könnte sich also vorstellen, dass jemand zwei Tage in der Woche zu Hause arbeitet und drei Tage ins Büro kommt – oder umgekehrt. In einem Interview vor der Coronakrise hatte ich bereits konstatiert, dass unser Bedürfnis nach einem Bürostandort tatsächlich wächst, wenn wir unseren Arbeitsort frei wählen können. Dafür gibt es mehrere Gründe: Das Büro verliert durch die dezentralisierte Arbeit zwar seine Monopolstellung als produktives Zentrum, doch bestimmte Infrastrukturen und Organisationsebenen können zu Hause einfach nicht abgebildet werden. Da liegt es nahe, sie an einem Bürostandort zu bündeln. Das ist eine pragmatische Entscheidung. Der Bürostandort verkörpert aber auch die Unternehmenskultur und spielt als Ort der Begegnung und Zusammenarbeit eine wichtige Rolle.

Menschen brauchen den persönlichen Austausch. Sie suchen instinktiv nach Beziehungen und Rückhalt, sei es in der Familie, im Freundeskreis, im Team, im Verein oder in der Heimat. Sicher gibt es Ausnahmen, aber im Grossen und Ganzen ist der Mensch nicht für die Abgeschiedenheit geschaffen, eben auch nicht im Homeoffice. So schön es auch ist, sich ab und zu einmal zurückziehen zu können – langfristig entspricht das nicht den menschlichen Bedürfnissen.

Im Büro tauschen wir uns aus, nur so können wir neue Ideen entwickeln. Hier trifft man sich als Team, begegnet seinen Kollegen, diskutiert, hilft einander, teilt Erfahrungen, lernt voneinander. Deshalb wird das Büro bestehen bleiben – aber vielleicht in anderer Form. Wir müssen das Büro neu denken: als einen Ort, an dem man sein möchte, und das aus einem bestimmten Grund, nicht einfach aus Gewohnheit, sondern aus einer bewussten Entscheidung heraus.

Wie könnte so ein Bürostandort aussehen? Geht es da weniger um Arbeit und mehr um Unternehmenskultur? Was bedeutet das konkret?

Wahrscheinlich wird der Bürostandort eines Unternehmens in Zukunft nicht mehr ausschliesslich auf Leistung ausgerichtet sein. Gezwungenermassen machen wir nun alle ganz neue Erfahrungen. Ich würde mich freuen, wenn wir daraus lernen würden – etwa dass «Arbeit» eher eine Matrix ineinandergreifender Handlungen ist. Und wie bereichernd und sinnvoll es ist, seine Aufgaben auch einmal in einer anderen Umgebung zu verrichten. Wer wegen der Kontaktsperren jetzt zu Hause arbeitet, strukturiert seinen Tag und seine Aufgaben so, wie es den eigenen Bedürfnissen oder Sachzwängen entspricht. Im Laufe des Tages wird vielleicht erst einmal gearbeitet, dann kümmert man sich um die Kinder, geht mal kurz in den Garten, stellt eine Wäsche an, arbeitet wieder eine Runde, kocht das Mittagessen, macht vielleicht sogar ein Nickerchen. Kaum einer setzt sich am Morgen an den Schreibtisch und bleibt den ganzen Tag dort sitzen. Es gibt ständig Interaktion und Bewegung; verschiedene Aufgaben können in unterschiedlichen Umgebungen erledigt werden. Kurzum: wir lernen, wie man seine Zeit effektiv mit multi-tasking verbringt und dabei ganz unterschiedliche Tagesziele erreichen kann.

Wenn wir dann irgendwann wieder ins Büro zurückkehren können, ist es wahrscheinlich, dass wir diese neuerlernte Flexibilität hinsichtlich unserer Arbeitsorganisation weiterhin beibehalten möchten. Denn schon vor dem Lockdown haben sich die wenigsten an den Schreibtisch gesetzt und sind da den ganzen Tag sitzen geblieben. Wir wollen uns zwecks Interaktion ja bewegen, und unterschiedliche Aufgaben brauchen unterschiedliche Umgebungen.

Ich hoffe, dass die Tage der sich bis zum Horizont erstreckenden Tischreihen gezählt sind! Stattdessen wünsche ich mir eine pluralistischere, menschlichere Herangehensweise, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert und das Büro als Spektrum ‹lesbarer› und am menschlichen Mass orientierter Orte versteht.

Ich denke auch, dass die Bedeutung des Büros für das Unternehmen dann ebenfalls auf den Prüfstand kommt, vor allem das Konzept, jeden Tag 7000 Menschen an einem Ort zu versammeln. So manchem Leiter des operativen Geschäfts ist jetzt wohl klar geworden, was der Betrieb der Büros eigentlich kostet – jetzt, wo sie leer stehen. Man wird sich sehr genau anschauen, wofür das gut ist und ob es nicht auch anders geht. Ich fand es interessant, dass schon vor den Kontaktsperren einige Unternehmen, zum Beispiel in New York, angefangen hatten, «Satelliten»-Büros ausserhalb der Stadtzentren aufzubauen, um ihren Mitarbeitern den weiten Weg zu ersparen.

Positive Effekte dieser Zeit wären dann auch auf jeden Fall weniger Verkehr und damit ein kleinerer CO2-Fussabdruck, ausserdem ein ausgewogeneres Verhältnis von Privatleben und Beruf, denn Burnout ist für viele Unternehmen ein echtes Problem.

Abschliessend noch ein paar praktische Fragen. Was ist auf kurze und auf lange Sicht wirklich wichtig?

Kurzfristig ist es erst einmal wichtig, die Abstandsregeln aufzugreifen – etwa, indem man herausfindet, wer weiter zu Hause arbeiten könnte und für wen es besser wäre, wieder ins Büro zu gehen. Dafür müsste man eventuell einen Plan aufstellen, wer wann ins Büro kommt oder zeitweise zu Hause arbeitet. Auf diese Weise halten wir automatisch Abstand, weil weniger Menschen gleichzeitig im Büro sind. Langfristig ist es wichtig, eine Arbeitskultur zu entwickeln, bei der das Büro einen Mittelpunkt bildet, an dem Innovationen entstehen, Austausch und Begegnungen stattfinden.

Welche Fehler gilt es bei der Anpassung der Büroumgebung an die gegenwärtige Situation zu vermeiden?

Zunächst einmal würde ich raten, Panikreaktionen zu vermeiden. Es steht zu hoffen, dass Covid-19 eine vorübergehende Bedrohung ist, keine permanente Gefahr. Wir sollten also über die langfristige Wirkung der Anpassungen nachdenken, die jetzt gerade notwendig sind, um die Abstandsregeln einzuhalten und den Sorgen der Angestellten Rechnung zu tragen, die nun wieder ins Büro kommen. Ich denke aber, dass wir uns nicht im Krebsgang in eine geschützte Blase zurückziehen sollten – die Rückkehr zu einer «Zellkultur» in der Arbeitswelt möchte ich auf jeden Fall vermeiden.

Wenn Abstandsregeln zu Gestaltungsregeln werden: Welche Typologien werden in der «neuen Normalität» dann nicht mehr gebraucht, und welche bleiben?

Meiner Meinung nach ist es noch zu früh – und möglicherweise auch nicht zielführend – um über die Schaffung einer «neuen Normalität» nachzudenken. Jeder muss sich klar machen, dass die Lage sich ständig ändert. Wir müssen flexibel bleiben und immer wieder auf neue Erkenntnisse reagieren. Abgesehen davon konfrontieren uns die Abstandsregeln mit einer unerwarteten Realität, die hoffentlich aber vorüber geht. Wir müssen sie einschätzen und kreative Lösungen finden, um unsere Mitarbeiter zu schützen, ohne bestehende Typologien oder Produkte sinnlos über Bord zu werfen. Die vielfältigen Typologien, die mein Team und ich am Arbeitsplatz einsetzen, überlassen den Mitarbeitern die Entscheidung, wo und wie sie arbeiten. Abstand entsteht da ganz automatisch. Ich betrachte den Arbeitsplatz nie als statisch, sondern immer als sich entwickelnden Organismus, der auf neue strukturellen Erfordernisse im Unternehmen und auf technischen Wandel reagieren kann. Letztendlich denke ich, dass die Rolle und die Grösse des Büros als Konzept sich an die jeweiligen Bedingungen anpassen kann und wird.